議事録

議事録（ぎじろく）と会議録（かいぎろく）について

議事録とは、会議の内容を文字で記録したものであり、その目的や形式は多岐にわたります。一般的に、議事録は会議や討論の記録として重視されています。特に、速記に基づいて書かれた記録は、速記録と呼ばれます。さらに、法律の観点からも、口頭弁論調書や公判調書といった形式で、法的な手続きの証明を目的とする議事録も存在します。

議事録作成の目的

議事録を作成する目的は、状況に応じて異なりますが、主に以下のような理由が挙げられます。
1. 出席者の備忘録：会議の内容や決定事項を記録しておくことで、後からでも確認できるようにします。
2. 情報の共有：会議に参加しなかった人々との情報共有を可能にし、全体の理解を促進します。
3. 決定事項の明確化：会議での議論を踏まえ、公式な記録として決定事項や意見を明確にします。
4. 手続きの証明：正当な手続きを経て決定がなされたことを証明するための資料となります。

場合によっては、法律に基づいて議事録の作成が義務づけられていることもあります。

議事録の内容

議事録には通常、以下の内容が含まれています。

• - 会議の開催日時：いつ会議が行われたかを記録します。
• - 開催場所：会議が行われた場所の情報です。
• - 出席者：会議に参加した方々の名前や役職などを記載します。
• - 議事の内容：討論した内容や決定事項についての詳細です。

議事録の形式

議事録の記録形式は主に二つに分けられます。

1. 速記または録音による記録形式：会議での発言をほとんどそのまま文字に起こしたものです。例えば、日本の国会の会議録や内閣の会議録がこれに該当します。発言は時系列に沿って整理され、誰が何を言ったかが明確に分かるようになっています。

2. まとめた議事形式：会議中に録音やメモをとり、それに基づいて発言を整理してまとめたものです。こちらは発言の順序が時系列に一致しないこともあり、箇条書きや略語を使って簡潔に記載されることがあります。例えば、日本銀行政策委員会の金融政策決定会合での「主な意見」や「議事要旨」がこの形式の例です。

いずれの形式を選んでも、記録者が出席者の発言を正確に文章化できない場合があります。こうした懸念に対処するため、議事録案を関係者に提示し、内容を確認・訂正してもらった上で、最終的な承認を得て完成した議事録を作成することが一般的です。

まとめ

議事録や会議録は、会議の透明性や決定の正当性を担保する重要な文書です。出席者間での情報共有だけでなく、会議の結果を明確にするためにも欠かせない資料として、その役割は非常に大きいと言えます。

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