PREP法

PREP法

PREP法は、文章や口頭でのコミュニケーションにおいて、伝えたい内容を効率的かつ論理的に組み立てるための効果的なフレームワークです。特にビジネスの場面で広く用いられ、報告書やプレゼンテーション、メールなど、様々な形式で情報を整理し、相手に正確に理解してもらうために役立ちます。

この手法の名称「PREP」は、その構成要素である以下の英単語の頭文字から取られています。

Point（結論）
Reason（理由）
Example（事例、具体例）
Point（結論の繰り返し）

この順番に従って情報を展開することで、聞き手や読み手は話の全体像を素早く把握し、内容の根拠や具体的なイメージを理解しやすくなります。

PREP法の流れと特徴

PREP法の基本構造は、まず最も重要な結論を最初に提示し、次にその結論に至った理由や根拠を説明します。続いて、理由を裏付ける具体的な事例やデータを示し、最後に改めて結論を述べることで、伝えたいメッセージを強調し、印象づけるという流れです。

この手法の最大の特徴は、「結論先出し」である点です。人間は、話を聞き始めた直後、特に最初の数十秒間に最も集中力が高いと言われています。この短い時間に最も伝えたい結論を提示することで、聞き手の関心を引きつけ、その後の理由や具体例の説明をより効果的に聞いてもらうことができます。また、結論を先に示すことで、その後の内容が何に関するものかをすぐに理解でき、全体を通して内容をスムーズに把握しやすくなります。ビジネスシーンにおいては、多忙な相手に対して短時間で要点を伝える必要がある場合が多いため、PREP法は非常に有効なコミュニケーションツールとなります。

具体例

例えば、新しい提案を行うビジネスプレゼンテーションでPREP法を用いる場合、以下のような構成が考えられます。

結論 (Point): 弊社は〇〇の課題を解決するために、新しいソリューション「△△」を導入することを提案します。
理由 (Reason): 現在の状況では、課題〇〇が原因で生産性が著しく低下しており、年間□□円の損失が発生しています。△△は、この課題を根本的に解決する機能を持っています。
具体例 (Example): 実際に、△△を先行導入した他社の事例では、生産性が〇〇%向上し、コストが△△%削減されたという実績があります。弊社の環境でも同様の効果が期待できます。
結論 (Point): したがって、新しいソリューション「△△」の導入は、生産性向上とコスト削減を実現し、弊社の競争力強化に不可欠であると考えられます。

このように、結論から始め、具体的な根拠と事例を提示することで、提案の説得力を高めることができます。

関連する構成手法

PREP法と同様に、情報を効果的に伝えるための他の構成手法も存在します。

SDS法: Summary（要約）、Detail（詳細）、Summary（まとめ）の頭文字を取った手法です。最初に全体像を簡潔に述べ、次に詳細な情報を展開し、最後に改めて要約して内容を締めくくります。導入の説明や、複雑な内容の概要を伝えるのに適しています。
TAPS法: To Be（理想）、As Is（現状）、Problem（課題）、Solution（解決策）の頭文字を取ったフレームワークです。あるべき姿と現状のギャップから課題を特定し、その解決策を提示するという問題解決型の構成に適しています。

PREP法は、特に主張や提案を明確に伝え、相手を納得させたい場合に強力な効果を発揮するフレームワークであり、様々なコミュニケーション場面で活用されています。
で活用することで、より論理的で分かりやすい情報伝達が可能になります。

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