記録管理

記録管理の概要

記録管理（きろくかんり、英: Records Management）は、文書や情報を特定し、適切な方法で分類・保存・破棄するための体系的な手法です。このプロセスは、情報の整頓や追跡を容易にし、業務活動や取引において必要不可欠な証憑やデータを適切に管理することを目的としています。記録管理は、RMという略称でも知られています。

記録管理の重要性

記録は、企業や組織の活動の証明として非常に重要な役割を果たします。例えば、法律的な義務や顧客との契約の管理、業務活動の履歴を残すために必要な記録があります。これらを適切に管理することで、組織は法令遵守や効率的な運営が可能になります。特に、デジタル時代においては、情報量が exponentially 増加しているため、記録管理の重要性はますます高まっています。

記録管理の基本手順

ISO 15489: 2001によれば、記録管理には以下のプロセスが含まれます。
1. 記録の生成
まず、業務活動や取引の結果としての記録を生成します。これには、電子メール、報告書、契約書などが含まれます。
2. 受取
外部からの書類やデータの受取も含まれ、すべての記録が一元的に管理されなければなりません。
3. 保守
生成された記録は適切に保管され、安全に保守される必要があります。情報の損失や漏洩は企業にとって大きなリスクとなります。
4. 使用
必要な時に迅速にアクセスできるよう、構造化された情報として整理されます。
5. 整理
定期的に見直し、不要な記録は破棄します。このプロセスが有効に機能することで、情報の品質を保ちつつ、検索や参照が容易になります。

情報ライフサイクル管理

記録管理は「情報ライフサイクル管理」の一部でもあり、情報の全ステージを通じてその価値を評価し、適切に管理することが求められます。ライフサイクルには、収集、保管、処理、配布、保存、そして最終的には廃棄といった段階が含まれます。これにより、情報が必要な時に必要な形で存在し続けることを保証します。

関連項目

記録管理は多くの関連分野とも密接に関わっています。たとえば、公文書や公文書館では、政府機関による記録の収集・保存・公開が行われます。また、アーキビストと呼ばれる専門家は、これらの記録を保存し、アーカイブする役割を担っています。情報公開もまた、公的機関がどのように記録を扱うかに関連しています。
これらの要素が組み合わさり、記録管理の体系は構築されていると言えます。

記録管理は、組織が情報を管理し、必要なときにその情報を適切に活用するための基盤となります。これにより、効率的な業務運営や法令遵守が実現されるのです。

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