労働者名簿

労働者名簿の概要

労働者名簿は、労働基準法に基づいて事業場に備えておく必要がある法定帳簿の一つです。この書類は、事業場で雇用している労働者の基本情報を記録しておくために作成されます。労働者名簿が必要とされるのは、労働者の適切な労務管理を行うためであり、これは戦後に施行された労働基準法によるもので、従前から存在していた工場法施行令に由来しています。

労働者名簿は、規模を問わず、すべての事業場が整備しなければならず、正社員からパート・アルバイト、さらにはその他の雇用形態を持つ労働者も含めて記録する必要があります。ただし、日雇いの労働者はこの記録の対象外となります。

記載すべき事項

労働者名簿には、以下の情報を具体的に記載することが求められています（第107条1項、施行規則第53条1項）。この際、使用する様式については法定の項目さえ含まれていれば、必ずしも指定された形式に従う必要はありません。

1. 氏名
2. 生年月日
3. 履歴
- 履歴に関しては具体的な形式の定めはありませんが、一般的には社内での異動歴や危険業務の従事歴を記入します。
4. 性別
5. 住所
- 特に外国人労働者については、家族の住所などの緊急時の連絡先も把握するよう努めることが求められています。
6. 従事する業務の種類
- 常時30人未満の労働者を雇用している事業においては、この情報を記載する必要はありません。
7. 雇入の年月日
8. 退職の年月日およびその事由
- 退職の理由が解雇の場合、その詳細も含めて記載します。
9. 死亡の年月日およびその原因

使用者は、労働者名簿と賃金台帳を統合して作成することも可能です。派遣労働者については、必要な記載事項が含まれていれば、別々に作成することなく、同様の台帳にまとめることが許可されています。また、第107条では書面である必要はなく、電子データとして作成し、保存することも認められています。

このようにすれば、各事業場ごとに必要な労働者名簿を本社で一元管理することも容易になります。電子方式で作成された労働者名簿は、法定の記載事項を含み、各事業場において表示や印刷が行える設備も整備しなければなりません。労働基準監督官による検査時には、迅速に必要なデータを提出できる体制を築くことが求められます。

保存期間と罰則

作成された労働者名簿は、法定に基づき3年間保存する必要があります。この保存期間は、労働者の死亡、退職、または解雇の日から起算されます。もしこの規定に違反した場合、罰金が科せられることもあり、その額は30万円以下となります。

労働者名簿は事業場にとって重要な管理ツールであり、労働者の権利を守るためにも正確に情報を整備し、日々の業務の中で適切に活用することが求められています。

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